Chaque bureau qui se présente au public de quelque manière que ce soit nécessite un visage pour rencontrer le public. Bien que l’excellente communication par téléphone et par courrier électronique soit importante pour le personnel de la réception, c’est la communication en face à face qui distingue une réceptionniste d’un représentant du service clientèle. Souvent, lorsqu’une personne (vendeur, demandeur, membre de la communauté) entre sur votre lieu de travail, la première chose qu’elle verra, c’est la réceptionniste et les premières impressions sont toujours importantes. Découvrez nos conseils pour devenir un bon réceptionniste.
Avoir les bonnes compétences
Posséder des compétences organisationnelles de premier ordre. Les réceptionnistes sont les personnes qui représentent le visage de l’entreprise. Ce sont eux que les clients parlent en premier avec eux, puis les gens et les collègues de travail consultent pour obtenir des informations et planifier des évènements. En plus de répondre aux appels et de diriger les visiteurs, ils traitent souvent avec les clients, organisent des évènements, organisent des réunions, etc. Avec toutes ces responsabilités, les réceptionnistes doivent être vraiment organisés tout en traitant plusieurs demandes à la fois. Une personne ne durera pas longtemps comme réceptionniste si elle ne peut pas jongler avec plus d’une chose à la fois et s’y occuper de manière ordonnée. Un excellent moyen de rester organisé consiste à investir dans un système de classement qui vous convient le mieux. Il est important de savoir quels papiers et quelles informations votre patron, vos collègues et vos clients peuvent avoir besoin. Conservez toutes ces informations dans des dossiers distincts, que ce soit sur le bureau de votre ordinateur ou sur papier. Organisez votre système de classement de la manière qui vous convient le mieux, si cela nécessite des notes autocollantes au néon attaché à tout, qu’il en soit. Ayez les numéros de téléphone à portée de main : collègues, employeurs, entrepreneurs, fournisseurs, numéros de téléphone à composer en cas d’urgence, etc. Cliquez sur Formation commercial pour découvrir les cours adaptés à vos besoins.
Avoir quelques connaissances sur la technologie à votre actif
Le numéro un des réceptionnistes en technologie doit composer avec le téléphone, ainsi que tous les boutons et les lignes séparées qu’il contient. Des compétences en informatique sont également indispensables. La plupart des réceptionnistes doivent savoir utiliser le courrier électronique et maîtriser le traitement de texte. Il est également utile de savoir comment créer des feuilles de calcul et utiliser tout programme spécifique à une industrie. N’oubliez pas que si le copieur, le scanner ou l’imprimante se trouve à proximité de votre bureau, vous serez probablement obligé de les utiliser (et de dépanner vos collègues qui rencontrent des problèmes lors de leur utilisation.) Une fois que vous connaissez le type d’appareil utilisé dans votre bureau, mettez à jour ses fonctions principales et les moyens de résoudre les problèmes courants.
